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物業管理公司處理社區財務報表的方式

個人是已卸任的社區財委,任內審核總幹事提交的財務報表時曾發現收費總金額與銀行入帳金額有差異,向樓管公司反應要求其重新核對後再提出月報表,該公司聲稱我們社區由總幹事負責,請我們自行與總幹事核對,年輕的我拉著監委向總幹事提出相同要求(重新核對後再提出月報),總幹事聲稱所有收費皆已入帳要我們提出證據,監委與我分別將龐大的收據重新整理後指出漏登的事實,總幹事才將差額補存入銀行帳戶。
最近認識一位j物業管理公司派駐三鶯附近社區的總幹事,提到他們公司統一採用套裝社區管理系統,每個月底該軟體會自動產生財報,但是他們必須先將所有資料匯回總公司經過核帳無誤後才能向管委會提交財報,我對該公司的保全業務並不熟悉但該公司處理社區財報的態度絕對值得肯定,並向我們社區現任財委提及此事,聽說管委會已將樓管公司處理財報的方式列為下次聘任樓管公司的要件之一。
我們社區使用的社區財務管理軟體是管委會自行購置的,我們公司並未配備相同的軟體因此公司的人只能偶爾看一下我們的報表,還好管委會的財委懂會計,她多自己核對,有時候也要我解釋某些項目,我多盡量解釋避免麻煩公司。
物業管理公司進駐的案場可能多達數十甚至於上百,管理公司每個月要對所有案場逐一核帳確實是一大負擔,管理公司自行購置社區財務管理軟體,藉由該類軟體的核帳功能才有可能達到先核帳再提報的目標。另外一個可行的辦法是派註懂會計的總幹事或助理,藉由他們的專長自行對帳,缺點是人事成本會大幅提高。
臺灣區已經有很高比例的社區大樓其管委會內皆有具會計背景的人才,這些委員平時任職於公家或民間機構,他們懂得如何去要求管理公司整理出他們希望的財報,這些委員將讓管理公司提高對社區財務的重視程度,不過這些具會計背景的委員常以公司會計的觀點去要求社區大樓的財報,這種現象可能需要一段時間慢慢地調整至社區大樓與管理公司皆可接受的水準。
正規經營的物業管理公司被小型的保全公司以低價搶食樓管業務後面臨業務萎縮的威脅,不得不縮減開銷,最明顯的是對社區財務稽核鬆懈了。小型保全公司得標後根本沒有所謂的社區財務稽核人員,前幾年台灣區平均一個月一起社區財務弊端是必然的結果,更糟糕的是連正規經營的物業管理公司的經營策略也被影響了,他們對總幹事建議社區管理委員會購置社區財務管理系統皆持反對態度,認為會便宜了後面接手的樓管公司,結果被犧牲的是社區財務管理。

根據雙子星社區管理系統的導入統計資料,社區在導入該系統時常會發現兩大問題:
1.住戶沒有汽車位卻連續不斷地繳交汽車位清潔費,而且比例高達 1% 以上,相對的就表示某些住戶有汽車位卻從未繳交汽車位清潔費,樓管公司的標準答案都是照以前的清單收費,不是他們的責任。
2.導入過程因為該系統要求的資料非常嚴格,系統將大量收費資料自動比對之後常會發現有收費卻未入帳的情況。
雙子星社區管理系統建議正規經營的物業管理公司正視上述問題並善加利用其優勢,因為正規經營的物業管理公司其後勤支援體系不是小型保全公司短期內可以趕上的,只可惜他們把社區財務管理的利器繳械了,社區財務稽核對具一定規模的物業管理公司並非一大負擔,對沒有長遠經營目標的小型保全公司可就是一大負擔,另一方面,社區管理委員會對社區財務稽核的重視可能是這一場劣幣驅良幣競賽的扭轉契機。如何喚起社區管理委員會對社區財務稽核的重視是正規經營的物業管理公司該研究的課題,同流合污並非解決之道。
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