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社區管理委員會最需要三軌核帳財務管理軟體

社區住戶繳交管理費的繳費方式可能是預先繳費、當月按時繳費或補繳費用,繳費途徑又可能是現金繳費、匯款繳費或開立支票,這些因素常造成社區收費的困擾。社區管理委員會為了確保管理中心的收費沒有誤報,一般皆會要求管理中心供應日報表再詳加核對,社區財務委員與管理中心皆倍加辛苦。

社區管理委員會的財務管理重點在於防止收費不入帳,要查出有收費但是忘記入帳、故意不入帳、入帳後又被刪除或延遲入帳的資料是非常繁重的工作,因此社區財務管理軟體業者已經開發出雙軌對帳及三軌核帳功能減輕社區管理中心及社區財務委員的負擔。
雙軌對帳:
雙軌對帳讓社區管理中心檢查收費結帳資料是否正確,系統會自動檢查收費系統的結算金額是否與會計系統的結算金額相同,若有錯誤會自動提示錯誤原因方便管理中心修正錯誤。
三軌核帳:
三軌核帳功能只供應給社區管理委員會的委員,三軌核帳功能可以替社區管理委員會查出已經收費但是未入帳呈報的資料,有了三軌核帳功能社區財務委員不需要日報表但是任何時間皆可以核帳,系統自動產生核帳報表讓委員核帳,因此核帳作業不會增加社區管理中心的負擔。

個人因業務需要時常拜訪北部社區,接觸過的社區財務管理軟體(其實有的只能稱為社區收費軟體)只有雙子星社區管理系統具備三軌核帳功能,有意進一步了解者可與他們連絡。

很多社區管理委員會的委員在評估導入社區財務管理軟體時皆會因為總幹事或會計助理不會使用社區財務管理軟體而反對,他們真是體貼物業管理公司,但是他們也忘了社區每個月皆付給物業管理公司一筆物業管理費。物業管理公司不會使用社區財務管理軟體似乎是天經地義,社區財委辛苦核帳似乎也是理所當然。台灣社區常有一種奇怪現象 - 領錢的不辦事,不支薪的埋頭苦幹,難怪物業界都稱物業管理是台灣最夯的行業,只要會仲介人力既可,仲介總幹事給社區後,總幹事不會作的事自有委員會代勞。也許你不同意我的說法,不過很高比例的社區總幹事其資訊處理能力有待加強也是事實。物業界還有一項鮮少人知道的行業 - 特別會計助理,她們要求的薪水高 ,物業管理公司不會長期雇用,社區有特別財務問題需要整理時才請她們進駐社區。總之,台灣有很多物業管理公司平時是人力仲介公司,必要時才短期恢復為物業管理公司。
社區管理委員會撤換物業管理公司時社區財務交接更需要三軌核帳社區財務管理軟體來協助社區財委,確保社區財務可以在有限的交接時間內完整地移交給新任的物業管理公司,請參考物業管理公司交接時社區財務交接辦法、建議
社區管理委員會、物業管理公司、社區財務管理軟體

物業管理公司採用 EXCEL 作帳的時代社區管理委員會已經花費太多心力查核收費是否有入帳,因此很難查覺物業管理公司並未善盡責任維護社區基本資料,講開了其實就是物業管理公司未提供足夠資訊致社區管理委員會只能屈就現況。自從業者提供雙軌對帳財務軟體後讓社區管理委員會很容易發現社區基本資料、收費資料與會計資料不一致的問題,社區管理委員會提出問題後正規經營的物業管理公司自會派員監督社區幹部改善,但是台灣有太多小型物業管理公司平時疏於督導或者根本沒有督察人員,問題發生了頂多派公司會計人員到社區了解一下狀況,但是公司會計人員平常只替公司記帳根本不了解社區狀況如何解決問題,在無法自圓其說的狀況下常會將責任推給軟體業者,雙軌對帳財務管理軟體替社區管理委員會及物業管理公司監督社區管理中心的作業,以簡單確實的方式檢查社區財務資料但也暴露了小型物業管理公司缺乏財務管理與督導的能力。
個人是已卸任財委,非常了解社區沒有社區財務管理軟體的協助則核帳難度很高,個人認為當社區收費資料或財務資料與社區基本資料不吻合的情況發生時,如果有社區財務管理軟體可以更進一步禁止物業管理公司列印財務報表給社區管理委員會,也就是說物業管理公司平時一定要維護正確完整的社區基本資料才能提供財報,這種兼顧社區管理的財務軟體才是社區管理委員會最需要的工具,這種軟體一定會深受歡迎。
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