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社區物業管理公司交接時財務移交辦法

物業管理公司交接前社區應要求物業管理公司報告社區財務移交辦法,物業管理公司派駐社區幹部應提前到位

時常看到社區撤換物業管理公司時新舊物業管理公司間的交接時間只有一天,社區管委會未免太高估了台灣物業管理公司的水準了,甚至有交接後新的物業管理公司總幹事尚未就任的情況。物業管理公司的管理人員皆有相同經驗,被社區管委會解約後不久又被重新聘雇。種種現象皆透露物業管理公司的水準不足,社區管委會的經驗不足或者只在乎決標價格,我想有些社區管委會甚至於連物業管理公司的辦公室都未拜訪就已決標了。

就財務觀點而言,一天的交接時間根本無法確定新任的總幹事或會計助理可以完全了解社區的財務狀況,有些會計助理懂會計卻不知道[點數卡]是什麼,一看就知道物業管理公司派遣的會計助理毫無社區管理經驗,社區管委會到底要如何確定新聘的物業管理公司可以確實的執行社區的管理?僅就財務面提供一些可能不是很完整的建議供社區管委會參考:
1.要求一定水準的總幹事及會計助理而不是任由物業管理公司指派。
2.交接時間至少7天,交接重疊時間前三天停止收費及支付任何費用供整理帳務。
3.前兩天內原物業管理人員整理出移交的財務資料,接任的物業管理人員必須全程參與學習。
4.第三天學習社區收費作業,第四五天由新任物業管理人員接手收費,原物業管理人員糾正錯誤。
5.第六第七天繼續收費且要學習製作月份財務報表,第七天交出一份社區財務報表給管委會確認。

社區管委會可依社區狀況調整時程表,重點是要求交出一份社區財務報表給管委會確認,如此物業管理公司才會派遣可用之材到你的社區而不是派個人到你社區學習社區管理,南港汐止地區的社區常見物業管理公司派遣至社區的管理人員只有電腦見習生的水準,社區管委會不加以處理將讓社區文書處理及財務管理無法上軌道,網路上已有人批評北部物業管理公司水準不如中部的物業管理公司,根據 Sam 的經驗台中地區物業管理公司派至社區的管理人員在使用社區財務管理軟體的能力確是較強,北部地區則以南港汐止地區明顯地落後。

社區管委會在物業管理公司交接後再次核對一份社區財務報表固然很辛苦,但這種作法若事先言明並實際執行就可以讓管委會確定物業管理公司會派遣合格的管理人員到你的社區,否則一般物業管理公司都是在接到社區管理的合約後再應徵人員上班,只有簡單的報到訓練,講實在話,這類的物業管理公司根本在拿你們的社區當職業訓練所。社區如果有配置社區財務管理軟體則核對社區財務報表就不會那麼辛苦,如果社區有配置自動化的社區財務管理軟體則核對社區財務報表根本就是輕鬆的工作,更重要的是它可以確保卸任的物業管理公司已經將所有收費入帳列入移交,更確保以後每一屆財務委員皆可以輕鬆的核對移交的帳目,就財務管理方面而言,對物業管理公司的要求更可以濃縮到簡單的要求-總幹事或會計助理要會使用自動化的社區財務管理軟體。

另外社區管委會必須考慮若是物業管理公司達不到你們的要求時應該如何處理?
Sam 曾經談到台中地區一個社區的管委會因為物業管理公司遲不派遣合格的會計助理,對物業管理公司言明限期後將自聘會計助理,費用由物業管理公司出,三天後物業管理公司就派了一位管委會非常滿意的會計助理,其中奧妙我認為是堅持但要讓物業管理公司有調動人員的時間。以上就我所知提供參考。
社區在與物業管理公司簽訂的合約中若加入物業管理公司交接條款,載明交接辦法、流程,則被撤換的物業管理公司比較容易作人事調動的安排。招標時物業管理公司為了爭取社區合約通常比較容易接受社區的要求。
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